Neste post, você vai entender a importância em aderir a um controle de contas a pagar e aprender a ordenar as obrigações financeiras da sua empresa.
A gestão financeira não só controla os recursos e lucros da empresa, como também as contas a pagar!
Lembre-se: Tão importante quanto saber o que sua empresa vai receber por mês, é saber quanto ela deverá pagar para manter-se em dia com os órgãos públicos, fornecedores e parceiros.
Contas a pagar são classificadas como obrigações que uma empresa estabelece com outras organizações para garantir seu funcionamento e produção.
E por incrível que pareça, o problema mais frequente das empresas em relação às contas não é a falta de dinheiro, e sim a inexistência de um planejamento eficiente.
O que significa “contas a pagar”?
O controle de contas deve ser considerado como tarefa de rotina para as empresas, já que envolve quantidades consideráveis de dinheiro e, caso não seja o eficiente, pode levar a muitos prejuízos e até mesmo problemas com a justiça.
Por meio de uma organização das dívidas de sua empresa, é possível priorizar os pagamentos mais importantes e até mesmo cortar gastos que não são mais essenciais para o seu funcionamento.
Além do mais, você garante que todas as contas sejam pagas em dia, evitando assim uma cobrança de juros ou multas.
E não menos importante, mas por ultimo, você reúne várias informações que são essenciais para integrar o seu fluxo de caixa e estruturar a gestão financeira completa de sua empresa.
E qual a sua importância?
Até mesmo na gestão financeira mais básica, o controle de contas a pagar é essencial!
Conheça agora os 3 benefícios que sua empresa ganha ao aderir á uma organização de dívidas financeiras.
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Otimização do seu tempo
Você economiza uma considerável quantia de tempo que seria investida em revirar documentos, se as contas da sua empresa estão sempre ordenadas e você sabe o que precisa ser pago em cada data.
Com um controle das contas de empresa, tudo ordenado por valor e data, uma boa parte dos pagamentos pode ser feitos online! Isso significa que provavelmente você nem perca tempo indo até o banco em um dia de trabalho.
O melhor é sempre otimizar os processos mecânicos e seus repetitivos para investir tempo em um planejamento de novas estratégias para o crescimento de sua empresa.
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Um conhecimento maior sobre seu negócio
Você só se torna o verdadeiro dono do seu negócio quando você entende realmente como ele funciona, e isso envolve muita gestão financeira.
Somente por meio de uma organização das contas a pagar, você passa a compreender melhor para onde o seu dinheiro está indo e o quão importante essa transação é para o funcionamento de sua empresa.
Digamos que mesmo que você não esteja diretamente envolvido nos processos de organização e pagamento, é muito importante consultar este relatório mensalmente para ficar atualizado sobre a situação financeira de sua empresa.
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Mais oportunidades para economizar
Você pôde entender que o controle de contas a pagar oferece uma oportunidade de conhecer melhor o destino das finanças de sua empresa.
Ficando mais fácil apontar gastos que não são mais necessários ou que podem ser reduzidos de alguma maneira.
O mercado está em constante transformação e por isso, é essencial adaptar os seus investimentos para se manter em evolução de uma maneira inteligente.
Como funciona contas a pagar?
O controle das obrigações financeiras de uma empresa são, primeiramente, organizados pela data de vencimento de cada conta.
Além disso, é muito importante mensurar a relevância de cada conta para a sua empresa. Caso não haja dinheiro para cobrir todas as contas, será essencial dar prioridade às que são mais importantes.
Siga esse PASSO a PASSO e aprenda como organizar e manter o controle das contas a pagar na sua empresa
Agora que você já conheceu os benefícios que um bom controle de contas a pagar pode oferecer para o seu empreendimento, chegou a hora de aplicar este sistema na sua gestão financeira!
Siga esses 4 passos iniciais para começar a organizar as dívidas financeiras de sua empresa!
– Listar e classificar
Para iniciar seu controle de contas a pagar crie uma lista com todas as obrigações financeiras de sua empresa por mês.
Após reunir os documentos, os classifique em grupos que apresentem o tipo de serviço que a conta cobra, por exemplo: manutenção de maquinas, matéria-prima, aluguel, etc…
Além disso, é praticamente uma regra você não misturar as suas finanças pessoais com as empresariais.
O dinheiro da empresa deve ser destinado à sobrevivência e crescimento da empresa, não à vida pessoal do empresário. Por menor que seja o gasto, não as misture e encontre outra forma de organizar suas contas pessoais.
– Agendar prazos e datas de vencimento
É de suma importância reunir as contas que possuem datas de vencimento próximas e agendar o pagamento destas para os períodos em que o dinheiro costuma entrar na empresa.
Quase sempre, as companhias recebem pagamentos em pelo menos duas datas diferentes do mês.
Utilize tais dias como parâmetro para planejar o pagamento das contas, evitando o atraso do recebimento e também a surpresa desagradável de não possuir dinheiro suficiente na data de seu vencimento.
– Antecipar os pagamentos
Sempre que possível antecipe o pagamento de alguma conta, por menor que seja, não pense duas vezes e aproveite essa oportunidade!
Além de evitar uma cobrança de juros, você pode até receber alguns descontos por conta do adiantamento.
Por outro lado, você se beneficia com uma melhor relação com os fornecedores. Eles perceberão que você exerce seu trabalho com comprometimento e organização, o que pode abrir o caminho para futuras parcerias e vantagens.
– Renegociar
Uma possibilidade que não podemos excluir é a de você não conseguir pagar uma conta dentro do prazo de vencimento, mas fique tranquilo, isso acontece e há sempre uma forma de resolver.
Se por acaso você perceber, antes mesmo da data de vencimento, que não conseguirá cumprir com a obrigação, é indicado que você entre imediatamente em contato com o fornecedor para negociar o pagamento em outra data.
No mundo dos negócios, de maneira alguma é indicado deixar que as dívidas rolem soltas sem entrar em contato com a outra ponta do acordo. É essencial demonstrar a sua vontade de reorganizar seu planejamento e cumprir com seus prazos.
Agindo sempre com honestidade e responsabilidade, você pode até evitar uma cobrança de juros abusivos e multas, o que dá um fôlego para a empresa se reorganizar.
– Organizar orçamentos
Lembre-se que antes de fazer qualquer compra, você precisa pesquisar e fazer diversos orçamentos com os fornecedores que você encontrar.
Claramente além de encontrar os melhores preços, você vai acabar conhecendo melhor o mercado e as opções que pode ter caso precise trocar de fornecedor futuramente.
Conclusão
Para ter um melhor controle do seu negócio fique atento às contas que sua empresa tem a pagar, tanto quanto tem à receber.
Enfim você vai perceber que organizar as suas contas não é tão complicado como soa e poderá trazer ainda mais benefícios do que você possa imaginar.
Ter consciência de todas as obrigações financeiras de sua empresa é uma forma de conhecer melhor seu funcionamento, e consequentemente pensar em varias formas melhores de fazer crescer de forma inteligente!
Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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