Olá pessoal! Neste artigo vamos explicar em linhas gerais o que é o módulo Financeiro no ERP Protheus para conseguir uma boa Consultoria no Financeiro Protheus .
Módulo Financeiro ( SIGAFIN )
É uma ferramenta administrativa que possibilita o acompanhamento dos movimentos financeiros de uma organização.
Entre suas inúmeras funções, permite estes controles dentro de uma gestão financeira:
• Planejamento financeiro das operações.
• Acompanhamento dos eventos que resultam em entrada ou saída de recursos, pelo uso do Fluxo de Caixa e que tem como finalidade permitir ao administrador, em tempo real, a tomada de decisões referentes à disponibilidade de caixa.
• Transparência nas operações, pela contabilização dos dados.
• Controle de títulos e valores, de clientes e de fornecedores.
• Administração dos registros de títulos a pagar e receber.
• Comunicação bancária.
CADASTROS
Cadastro de Fornecedores
Esta rotina permite registrar fornecedores tipo: Pessoa física, Pessoa jurídica, ou Outros (Exterior – uso para importação). O pagamento dos fornecedores é feito por meio de títulos a pagar gerados pelos registros dos documentos de entrada, ou por registros manuais utilizando os recursos disponíveis no módulo Financeiro.
Os dados gerados e movimentados para o fornecedor, no módulo Financeiro, atualizam a Consulta Posição Financeira do Fornecedor, em que estão destacados: Saldo em duplicatas a pagar, Maior compra, Primeira compra, Última compra, Maior saldo, Média de atraso, Quantidade de compras, Títulos em aberto, Títulos pagos, entre outros.
O devido preenchimento deste cadastro é importante para definir o perfil completo do fornecedor. Dados que podem ser utilizados em outras rotinas do Sistema.
Cadastro de Clientes
Cliente é a entidade que possui necessidades de produtos e serviços a serem supridas pela sua empresa.
Manter um cadastro de Clientes atualizado, é uma ferramenta muito preciosa para diversos segmentos. Desde o micro-empresário até multinacionais, a partir do momento que uma empresa vende um produto ou um serviço, seja para um consumidor final, para um revendedor ou produtor, é necessário conhecer, e manter o conhecimento sobre quem são as entidades com as quais se está negociando.
É possível classificar os clientes em cinco tipos: Consumidor Final, Produtor Rural, Revendedor, Solidário e Exportação. Essa divisão foi feita em função do cálculo dos impostos, tratado de forma diferenciada para cada tipo.
Conceitualmente, a maioria das vezes em que é emitido um Documento de Saída, o destinatário é considerado um cliente, independente do tipo que ele possua, ou da denominação que a empresa tenha determinado para ele.
É importante que o cadastro de clientes esteja o mais completo possível, possibilitando assim o máximo de informações a serem fornecidas e controladas pelo Sistema. Quanto mais completo estiver o cadastro, mais facilidades terá no Sistema.
Alguns campos, obrigatórios ou não, deveriam ser preenchidos sempre, pois são campos que permitem ao Sistema gerenciar informações importantes.
Cadastro de Naturezas
O cadastro de naturezas é de extrema importância para o controle gerencial do sistema, já que possibilita o controle das finanças da empresa sem a colaboração direta da Contabilidade, na geração automática de títulos. É através da natureza que o sistema faz a classificação dos títulos a pagar e a receber, conforme a operação.
As naturezas podem ser classificadas em analíticas ou sintéticas, permitindo a totalização dos relatórios financeiros baseados em naturezas sintéticas.
O cadastro de naturezas pode ser exibido de formas:
• Padrão: exibe os dados da natureza.
• Estruturada: exibe a a tela dividida em duas partes: uma com a árvore da natureza e a outra com os dados da natureza.
Cadastro de Bancos
Este cadastro permite a inclusão de bancos, caixas e agentes cobradores com os quais uma empresa trabalha. As contas correntes devem ser cadastradas individualmente, mesmo que pertençam ao mesmo banco.
O cadastro de Bancos está presente em todas as transações financeiras do Sistema e é de extrema importância para controle do fluxo de caixa, emissão de borderôs e baixas manuais e automáticas dos títulos.
Os saldos bancários são atualizados sempre que ocorrerem as operações de baixas a receber e a pagar no Financeiro e nas movimentações bancárias.
O Sistema permite que as contas bancárias sejam bloqueadas, impedindo que determinadas movimentações utilizem o banco em questão. Quando a conta corrente estiver bloqueada para movimentações, será apresentada uma janela alertando o usuário.
Cadastro de Condições de Pagamento
As negociações de compras e vendas de produtos ou serviços, normalmente, se baseiam nas condições de pagamento. Elas determinam como e quando serão efetuados os pagamentos, especificando datas de vencimentos, número e valores das parcelas, descontos e acréscimos.
O Protheus permite a composição de diferentes condições de pagamento, considerando três campos principais: Código, Tipo e Cond. Pagto. Sendo que a base da condição, é determinada pelo campo Tipo.
Conforme o tipo da condição, o sistema irá tratar de forma diferenciada o conteúdo dos campos Código e Cond. Pagto, o que permite a configuração de diferentes condições de pagamento, para aplicação aos pagamentos tanto de fornecedores como de clientes.
CONTAS A PAGAR
Título Provisório e Substituição
Essa opção tem o objetivo de substituir os títulos lançados como Tipo = PR, títulos provisórios.
Os títulos provisórios, como o próprio nome diz, têm a função de permitir o cadastramento de um título no contas a pagar, cuja nota fiscal ou documento oficial ainda não esteja em poder da empresa. Pode-se alterar valores, históricos, impostos, etc., para que as previsões orçamentárias estejam confiáveis.
O título provisório é substituído pelo original, quando este já estiver em poder da empresa.
O sistema permite que, na substituição, sejam selecionados títulos de uma mesma ou de diferentes moedas e que sejam gerados títulos definitivos na moeda desejada.
Pagamento Antecipado
Pagamento antecipado é o adiantamento de valores realizado em favor de fornecedor de bens ou de prestador de serviços que represente condição indispensável para obter o bem ou assegurar a prestação do serviço ou, ainda, propicie significativa economia de recursos.
Compensação Contas a Pagar
Esta transação permite que sejam executadas as compensações de todos os adiantamentos já efetuados e cadastrados, realizados pelos fornecedores (títulos tipo PA), além de notas de crédito a abater (títulos tipo NDF).
Os adiantamentos selecionados e informados pelo usuário serão abatidos do valor total do título original.
Através da compensação de títulos a pagar é possível:
• Compensar títulos de um mesmo fornecedor/loja com adiantamentos deste mesmo fornecedor/loja;
• Compensar títulos de um determinado fornecedor com adiantamentos deste mesmo fornecedor, não importando qual a loja do título a compensar;
Com isso, o título pode ser compensado com qualquer título de adiantamento do mesmo fornecedor, em aberto no cadastro de títulos, não importando a qual loja do fornecedor pertença este título;
• Compensar título de determinado fornecedor com adiantamentos de diversos fornecedores, podendo ser determinada uma faixa de fornecedores ou todos. Com isso, o título pode ser compensado com qualquer título de adiantamento em aberto no cadastro de títulos, não importando qual o fornecedor deste título.
Baixa de Títulos
Permite efetuar as baixas dos títulos a pagar individualmente.
Visualmente, os títulos lançados no Contas a Pagar apresentam uma esfera indicativa ao lado esquerdo, na janela de manutenção de Baixas a Pagar.
A cor verde, indica título não baixado,
A cor vermelha, título já baixado e
A cor azul, título baixado parcialmente.
Pela baixa do título podemos determinar seu motivo, mediante cadastramento prévio de uma Tabela de motivo de baixas, disponível na opção Miscelâneas. Além de identificar os títulos, esta tabela permite que um motivo de baixa possa ou não Movimentar saldo bancário, Gerar comissão e ainda Gerar cheque. Este controle é feito através dos campos Mov. Bancária, Comissão e Cheque.
Geração de Cheques
Esta rotina permite gerar cheques para os títulos que foram baixados, com a flexibilidade de agrupar vários registros para gerar um único cheque.
Outra possibilidade é a liberação dos cheques que ainda não tenham influenciado a movimentação bancária. Desta forma, os cheques podem ser liberados on-line.
A configuração do parâmetro MV_LIBCHEQ é que define a geração da movimentação bancária:
• Quando configurado com S os cheques são liberados automaticamente.
• Quando configurado com N, os cheques devem, obrigatoriamente, serem gerados. A movimentação bancária ocorre quando houver liberação on-line ou após o procedimento de liberação de cheques.
Borderô de Pagamento
Essa rotina agrupa os títulos a pagar em borderôs para enviá-los ao banco, com as instruções sobre a forma de pagamento.
O borderô pode ser impresso ou gerado em um arquivo TXT com seus dados. O layout do arquivo TXT utiliza os mesmos mecanismos da geração do arquivo remessa Cnab.
Após a geração do borderô de pagamentos, os títulos são baixados automaticamente. Utilize a opção Baixa a pagar automática para verificar o número do borderô.
Compensação entre Carteiras
Essa rotina realiza a compensação de títulos a pagar com títulos a receber.
Um exemplo prático ocorre quando um fornecedor que possui títulos a receber também é um cliente que possui títulos a pagar. As carteiras podem ser compensadas umas entre as outras, no intuito de abater valores devidos e a receber. Dessa forma, o cliente e o fornecedor são a mesma pessoa, física ou jurídica, com direitos e obrigações para com sua empresa. Não é necessário que o cliente seja igual ao fornecedor.
A contabilização desta rotina é feita por meio do lançamento padronizado 594.
Além disso, a rotina efetua a retenção de PIS, Cofins e CSLL dos títulos a pagar, gerando os respectivos títulos de impostos.
CONTAS A RECEBER
Substituição de Títulos
Essa opção tem o objetivo de substituir os títulos lançados como Tipo = PR, títulos provisórios.
Os títulos provisórios, como o próprio nome diz, têm a função de permitir o cadastramento de um título no contas a pagar, cuja nota fiscal ou documento oficial ainda não esteja em poder da empresa. Pode-se alterar valores, históricos, impostos, etc., para que as previsões orçamentárias estejam confiáveis.
O título provisório é substituído pelo original, quando este já estiver em poder da empresa.
O sistema permite que, na substituição, sejam selecionados títulos de uma mesma ou de diferentes moedas e que sejam gerados títulos definitivos na moeda desejada.
Para isto, deve-se selecionar, na tela inicial de substituição de títulos provisórios:
• Cliente ou Fornecedor
• Loja
• Moedas – escolha a moeda para ser considerada, conforme a definição do campo Outras Moedas
• Outras Moedas – selecione:
Não Converte – caso se opte por não converter os valores dos títulos, apenas títulos da Moeda selecionada serão apresentados para a substituição.
Converte – caso se opte por converter os valores, serão apresentados todos os títulos provisórios do Cliente/Fornecedor e os títulos marcados terão seus saldos convertidos para a moeda escolhida.
Inclusão Recebimento Antecipado e Compensação
Envio de Arquivo Cobrança
O arquivo de remessa é um documento enviado ao banco ou instituição financeira para sinalizar a emissão de uma cobrança registrada como, por exemplo, um boleto. Esse arquivo contém informações que permitem registrar ou dar baixas em cobranças, pagamento de títulos, impostos e folha de pagamento.
Um boleto só pode ser registrado com sucesso quando estiver acompanhado do arquivo de remessa, facilitando os processos para o banco, para o emissor e para o pagador.
Baixa de Títulos
Essa rotina gera o arquivo de envio do CNAB a receber, com base nas ocorrências cadastradas e com os borderôs de cobrança gerados.
Para isso, é necessário que as ocorrências do banco para envio do Contas a Receber já tenham sido geradas na rotina Ocorrências Cnab.
Retorno de Cobranças
Nesta rotina é processado o arquivo de retorno enviado pelo banco, com informações referentes à posição dos títulos em cobrança no agente cobrador. Os títulos que retornarem com informações relacionadas à baixa são baixados automaticamente e são geradas movimentações bancárias, atualizações de saldos, e são executadas as contabilizações destas baixas.
Caso ocorra a situação de um título ter sido pago em duplicidade pelo cliente, o sistema gera um título de RA, creditando o cliente pelo pagamento indevido. Para que este tratamento ocorra, deve ser configurado o parâmetro MV_REC2TIT, ou seja, quando estiver preenchido com 1, será gerado o RA, e, quando preenchido com 2, o sistema prossegue sem efetuar nova baixa ou movimentação.
Para efetuar as baixas de títulos com rateio de múltiplas naturezas é necessário configurar os parâmetros MV_MULNATB e MV_MULNATR com o conteúdo em .T.
Caso necessário utilize o parâmetro MV_LOCREC informando o diretório para os arquivos CNAB que retornaram do banco e que serão processados.
O sistema permite que seja selecionado o modelo de Cnab a ser utilizado para recepção bancária: Modelo 1 ou Modelo 2.
O arquivo de retorno do banco vem na extensão .TXT, motivo pelo qual o sistema converte esse formato para .DBF, para que seus dados possam ser interpretados.
Liquidação
O objetivo principal desta rotina é efetuar o tratamento para cheques pré-datados. Com base nos parâmetros solicitados, são filtrados os títulos em aberto do cliente, possibilitando que estes títulos sejam substituídos (baixados) por outros (cheques), de acordo com a condição de pagamento informada.
TESOURARIA e FLUXO DE CAIXA
Movimentações Bancárias
O Protheus controla, através de suas rotinas e processos, as entradas e saídas das contas bancárias. Desta forma, permite a inclusão de movimentações e também a transferência de valores entre os bancos.
A primeira fase de uma implantação de movimentação bancária está no cadastro das informações do banco onde sua empresa movimenta as contas. Podem ser cadastrados vários bancos.
Os saldos iniciais dos bancos devem ser incluídos nesta rotina, através da opção Receber.
Caso o valor esteja saindo do banco, como encerramento de uma conta por exemplo, a opção deve ser Pagar.
Caixinha
A opção Manutenção possui três funções: a criação dos caixas, a reposição manual de valores e o fechamento diário. Estas opções atualizam a movimentação bancária.
Conciliação Bancária
Esta rotina confronta o extrato bancário com o extrato do sistema, permitindo a conciliação das contas junto ao banco.
A conferência deve ser baseada pelo relatório Extrato Bancário emitido pelo sistema.
Recálculo Bancário
Essa rotina recalcula e atualiza os saldos bancários, dia a dia, a partir de um período selecionado até a data base do sistema. É utilizada quando há necessidade de retroagir a movimentação bancária. Como referência, deve-se usar a data em que o saldo ficou defasado.
É importante processar essa rotina antes da emissão de relatórios de extrato bancário ou qualquer outro que demonstre a posição atual da conta bancária.
Fluxo de Caixa
O Protheus reúne todas as transações a realizar nas carteiras de Contas a Pagar e a Receber, além de exibir na forma de consulta, especificamente, na forma de Fluxo de Caixa.
O Fluxo de Caixa pode ser definido como a demonstração visual de receitas e despesas em um período de tempo, sendo que, por meio de sua análise podemos otimizar decisões de captação e aplicação de recursos financeiros em uma empresa.
Todas as previsões de entradas e saídas podem ser observadas no Fluxo de Caixa, que apresenta graficamente a união do Contas a Receber e a Pagar, as comissões pagas, os títulos atrasados, com o controle de cinco moedas distintas, tendo o Real como a moeda oficial.
A rotina tem como característica não retroagir a uma situação pontual, ou seja, o sistema não dará tratamento retroativo de data-base para a demonstração dos dados, considerando apenas a situação atual de um pedido, título ou outro dado a ser considerado na montagem do Fluxo de Caixa.
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Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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