Como funciona o controle de contas a receber?
Nos relatórios financeiros, ao lado das contas a pagar, estão informações sobre as contas a receber. Elas dependem uma da outra e formam um ciclo dentro de sua gestão financeira.
Entenda agora como funciona esse processo de organização das contas a receber e avance mais um passo no planejamento financeiro da sua empresa.
– Planeje o de fluxo de caixa
A partir da organização das contas a receber, é possível calcular quanto dinheiro entrará na empresa naquele mês, e assim você poderá organizar os pagamentos e investimentos que podem ser realizados.
É neste momento então que também devem ser marcadas as vendas que estão atrasadas ou foram negociadas para serem pagas futuramente, assim como os juros que serão aplicados ou não nelas.
Para ajudar nesse controle, é indicado que seja feito o acompanhamento do dia de pagamento. Analise os dias em que cada cliente costuma pagar as dívidas, e assim é possível identificar os períodos em que o caixa terá dinheiro para pagar as obrigações da sua empresa.
– Cobrança
Cobrar quem atrasou o pagamento é a parte mais chata de organizar as contas a receber, mas é uma parte essencial do processo e um direito da empresa. Nem sempre os clientes não fazem o pagamento porque não podem, muitas das vezes se esquecem da data de vencimento e um lembrete até pode ser bem-vindo.
*Demorar para cobrar o cliente, acaba atrasando ainda mais o pagamento.
Crie um e-mail especialmente para enviar á este tipo de contato e também marque um dia da semana ou do mês para fazer as cobranças, fica muito mais fácil acompanhar as conversas e organizar a sua planilha.
Preste atenção em quem são os clientes que atrasam com mais frequência e passe então a supervisioná-los com mais rigorosidade, para que esse problema não se torne rotineiro e atrapalhe o planejamento financeiro de sua empresa.
– Inadimplência
É muito importante calcular e acompanhar o índice de inadimplência das contas a receber todo mês, para preparar seu planejamento contra imprevistos.
De acordo com dados oferecidos pelo Banco Central (Bacen), uma taxa de inadimplência aceitável é 5%, no máximo.
Assim como acompanhar o histórico de clientes inadimplentes, é importante também marcar quem são os bons pagadores e oferecer benefícios no acordo.
Lembre-se sempre de aplicar juros ou até mesmo multas para atrasos recorrentes ou excessivos que prejudicam o seu negócio. Este tipo de punição faz com que seu cliente perceba que não sai barato atrasar o pagamento.
É uma forma de fazer com que esses clientes percebam o quanto vale à pena estar em dia com sua empresa.
– Conquistar pagamentos adiantados
Para você garantir a transformação de contas a receber em dinheiro em caixa, é interessante facilitar o pagamento adiantado ou em dia tornando mais atrativa e vantajosa a ideia de não atrasar a resolução de dívidas com sua empresa.
Não lembre-se só do cliente apenas quando ele atrasar. Para construir uma relação benéfica, que tal agradecer e parabenizá-lo quando realizar o pagamento em dia ou antecipado? Aproxime-se do seu cliente e faça com que ele priorize sempre você.
Vamos á um exemplo de aplicação do conceito de “contas a receber”
O SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) disponibiliza um modelo de planilha de controle de contas a receber, assim como um exemplo preenchido para que você possa entender como utilizá-la.
Neste exemplo disponibilizado pelo SEBRAE, é possível identificar uma bem planilha simples para fazer o acompanhamento das contas a receber de um mês.
A planilha é separada em duas partes, uma parte é destinada à identificação da conta e outra aos detalhes do recebimento do pagamento.
As contas são ordenadas por data de vencimento e pagamento. Fica fácil identificar que a cliente, Camila Moda, atrasou o pagamento da dívida e foi cobrada com juros.
Por outro lado, a cliente Raquel Flores antecipou o pagamento e recebeu um desconto no valor de R$20, isso pode estimular os outros clientes a fazerem o mesmo nos próximos meses.
Este é um exemplo simples de controle de contas a receber que pode ajudar muito a organização das finanças da sua empresa.
Conclusão
Fique sempre por dentro das contas que sua empresa tem a receber.
É tão importante saber quanto dinheiro vai sair, como também o quanto vai entrar na sua empresa. Importante não só para pagar as contas, mas também para investir em inovações e expansões que vão te levar ao sucesso.
Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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