Selecionar o melhor sistema ERP para pequenas empresas pode ser uma proposta assustadora. Existem algumas soluções de software ERP para escolher, variando de software de contabilidade para pequenas empresas que simplesmente cobre o básico, até planejamento sofisticado de recursos empresariais que inclui capacidades de fabricação e distribuição, gerenciamento da cadeia de suprimentos, recursos humanos e muito mais.
Como você pode restringir a lista e identificar a melhor solução de ERP para pequenas empresas? Neste artigo, mostraremos os critérios que você deve considerar, os recursos que você deve procurar e como começar o processo de implementação de um sistema de ERP para sua pequena empresa.
Como escolher o melhor ERP para pequenas empresas?
É importante começar com uma lista clara de critérios de seleção para o seu ERP de pequena empresa. Há diferenças significativas entre as várias soluções. O melhor ERP para pequenas empresas de distribuição, por exemplo, pode não ser necessariamente a melhor solução de ERP para uma pequena empresa de manufatura. Aqui estão alguns dos critérios que você deve considerar:
Características: Simplificando, uma solução ERP específica para pequenas empresas faz o que você precisa que ela faça? Se você envia e recebe produtos, por exemplo, precisará de um software ERP que lide com o gerenciamento de estoque e depósito. Se você monta ou fabrica produtos, procure recursos de produção que se ajustem às suas necessidades específicas. Se você opera uma empresa de serviços profissionais, desejará tempo e despesas, rastreamento de projetos e faturamento de progresso. Mesmo dentro dessas categorias, há recursos importantes que podem estar disponíveis apenas em algumas soluções ERP para pequenas empresas. Se sua empresa vende produtos serializados ou rastreados por lote ou lote, você precisará de uma solução ERP que possa lidar com esses tipos de requisitos.
Custo: O software ERP para pequenas empresas pode variar muito em preço. Algumas empresas vendem seu software ERP como uma licença tradicional “perpétua”. Essas geralmente envolvem taxas anuais de suporte e manutenção também, que cobrem suporte técnico e atualizações. O preço da assinatura está se tornando muito mais comum atualmente, especialmente porque mais e mais empresas estão oferecendo ERP baseado em nuvem sob um modelo de negócios SaaS (“software como serviço”). Ao comparar os preços perpétuos com os SaaS, tenha em mente que o último geralmente inclui manutenção e suporte, mas também pode cobrir infraestrutura, monitoramento de segurança, backups e atualizações periódicas de hardware.
Implementação: A melhor solução de ERP para pequenas empresas deve ser simples o suficiente para aprender rapidamente, mas flexível o suficiente para que inevitavelmente exija alguma configuração e treinamento para começar. Os melhores parceiros de implementação de software de ERP para pequenas empresas dedicarão um tempo para conhecer sua empresa e podem trabalhar com você para configurar seu software de ERP para pequenas empresas para que ele se alinhe bem com seus processos internos. Por esse motivo, é importante procurar um parceiro confiável com uma boa reputação entre os clientes de ERP para pequenas empresas. Procure empresas que conheçam o software, entendam como fazê-lo funcionar para sua empresa e possam trabalhar com você para garantir seu sucesso. Peça referências e converse com as pessoas que trabalharão em seu projeto.
Reputação do fornecedor: As melhores soluções de ERP para pequenas empresas devem ter um histórico de sucesso que ficará evidente quando você falar com proprietários e gerentes de pequenas empresas. Procure outras empresas em seu setor e pergunte o que elas recomendam. Fale com profissionais de gestão financeira. Certifique-se de perguntar sobre os recursos essenciais de ERP para pequenas empresas que sua organização exige. Se você administra uma manufatura, por exemplo, pergunte a seus colegas qual eles acreditam ser o melhor ERP para pequenas empresas de manufatura.
Quais são os principais recursos do software ERP para pequenas empresas?
Para restringir a lista das melhores soluções de ERP para pequenas empresas, identifique os recursos que são mais importantes para sua organização hoje, e as coisas que você acha que eventualmente precisará conforme seu negócio cresce. Aqui estão algumas das funções de negócios a serem procuradas:
Contabilidade: Praticamente todos os softwares de ERP para pequenas empresas incluirão contabilidade básica, gestão financeira e funções comerciais comuns, como razão geral, contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária.
Gestão de estoque: operações comerciais econômicas exigem uma boa gestão de estoque, especialmente para empresas de fabricação e distribuição.
Lista de materiais (BOM) e kitting: A lista de materiais é uma função comercial essencial para muitos fabricantes. O kitting também é importante em muitos casos. Isso se refere a situações em que vários itens de estoque são embalados juntos em um “kit” que é vendido ao cliente.
Fabricação: para qualquer coisa além de montagem leve, você vai querer analisar os recursos que dão suporte à fabricação de pequenas empresas, incluindo coisas como MRP, cálculo de custos de trabalho e outras funções importantes de fabricação.
Contabilidade de Projetos: Quase qualquer negócio pode se beneficiar de recursos de gerenciamento de projetos. Isso é especialmente importante, no entanto, para empresas que oferecem serviços profissionais ou que fazem trabalho baseado em projetos, como construção, arquitetura ou produtos personalizados.
Field Service: Se sua empresa faz manutenção de máquinas e equipamentos ou executa funções comerciais semelhantes que exigem uma visita ao local do cliente, as capacidades de field service podem ser importantes para você. A funcionalidade de field service inclui emissão de tickets, despacho, gerenciamento de estoque de peças de reposição e muito mais.
eCommerce: Quase todas as pequenas e médias empresas hoje em dia estão usando o eCommerce para atingir clientes online. O melhor software ERP para pequenas empresas oferecerá integração com as plataformas de eCommerce mais populares ou fornecerá recursos de eCommerce integrados.
Portal do Fornecedor: Uma presença online não é útil apenas para atingir mais clientes. Também pode ser uma maneira muito econômica de trabalhar com seus fornecedores. Um portal do fornecedor pode ajudar você a simplificar seus processos de compra e gerenciamento de fornecedores. Isso pode ser especialmente benéfico para muitas pequenas empresas de fabricação e distribuição.
Recursos Humanos e Folha de Pagamento: Muitos produtos de ERP para pequenas empresas incluem algum tipo de funcionalidade de recursos humanos ou folha de pagamento, enquanto outros não. Para qualquer empresa que exija tempo e faturamento ou rastreamento de custos de mão de obra na fabricação, essa capacidade pode ser especialmente importante. Algumas empresas preferem terceirizar sua folha de pagamento e integrar as despesas de folha de pagamento associadas ao seu software de ERP para pequenas empresas.
Analytics: Relatórios e analytics são importantes para qualquer negócio porque ajudam a gerência a entender o que está indo bem, o que não está e como eles podem ser mais lucrativos. Procure por analytics que incluam dashboards, relatórios personalizáveis e demonstrações financeiras principais.
Como você determina quais recursos são prioritários para sua pequena empresa?
Com tantos recursos de ERP diferentes para considerar, você precisará priorizar cuidadosamente. Pense sobre seus processos de negócios existentes e como eles podem funcionar dentro do contexto de uma nova solução de ERP para pequenas empresas.
Comece com os principais processos de negócios: Comece observando suas operações comerciais mais importantes. Uma empresa de distribuição por atacado, por exemplo, precisará emitir ordens de compra, receber mercadorias e, em seguida, selecionar e embalar pedidos para remessa. Isso exige funcionalidade de gerenciamento de estoque e depósito. Empresas de manufatura tendem a ter requisitos específicos. Isso tende a restringir a escolha de produtos ERP viáveis no início.
Rastreie seu processo “do pedido ao dinheiro” de ponta a ponta: determine todas as etapas que precisam acontecer ao longo da jornada, desde o recebimento do pedido inicial até a coleta do pagamento do cliente. Por exemplo, você recebe pedidos por telefone? Na web? Você tem um local de atendimento onde os clientes podem pagar em dinheiro e levar a mercadoria com eles? Que tipo de produtos ou serviços você está fornecendo como parte dessa transação? Qual é a maneira mais econômica de adquirir esses produtos, gerenciar o estoque e entregá-los ao cliente?
Considere a necessidade de várias moedas: se você precisar emitir faturas ou receber pagamentos em uma moeda diferente da do seu país de origem, certifique-se de ter um sistema que possa acomodar isso.
Pergunte se o software ERP pode lidar com várias empresas: Você está operando 2 ou mais entidades legais? Por exemplo, você tem uma empresa separada configurada para operar no Canadá ou no México? Se sim, procure um software que permita que várias empresas sejam configuradas em paralelo, com a capacidade de gerar demonstrações financeiras consolidadas.
Considere os benefícios do ERP baseado em nuvem: Você tem uma preferência clara por software local ou ERP em nuvem? Você está aberto a qualquer um dos dois? O ERP em nuvem é uma opção sólida porque oferece excelente desempenho e acesso em qualquer lugar/a qualquer hora. Isso é ótimo se você tem funcionários remotos. O ERP baseado em nuvem também é altamente seguro e elimina a necessidade de manter uma infraestrutura de computação no local para sua solução de ERP para pequenas empresas.
O que você precisa para implementar o melhor sistema ERP para pequenas empresas?
Uma implementação de ERP não é nem de longe tão assustadora quanto muitas pessoas fazem parecer. Para os melhores resultados de ERP para pequenas empresas, considere o seguinte conselho:
Encontre o parceiro de implementação certo: Um parceiro de implementação confiável levará tempo para conhecer bem o seu negócio. Procure empresas que tenham uma reputação estelar e conhecimento específico do setor que possam ajudá-lo a ter sucesso.
Estabeleça as bases com antecedência: Revise seus processos de negócios e determine como seu novo sistema ERP para pequenas empresas atenderá a cada requisito-chave. Seu parceiro de implementação é uma parte essencial desse processo porque ele entende o software completamente e pode trabalhar com você para concluir esse roteiro.
Aloque tempo adequado para a equipe: seu parceiro de implementação está lá para trabalhar com você, mas sua equipe deve estar preparada para assumir a responsabilidade pelos resultados, alocando tempo adequado para levar o projeto até uma conclusão bem-sucedida.
Como começar a usar o ERP para pequenas empresas.
Na sua busca para encontrar o melhor ERP para pequenas empresas, vale a pena passar algum tempo com especialistas em ERP para falar sobre as metas e objetivos da sua empresa. Eles podem ajudar você a explorar questões-chave, definir sua visão para o sucesso e criar um plano para tornar essa visão uma realidade.
Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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