Olá pessoal! Neste artigo vamos explicar em linhas regais o que é o módulo de Compras no ERP Protheus.
Módulo Compras ( SIGACOM )
O módulo de Compras atende as necessidades para aquisição de materiais ou serviços de uma empresa por meio de um planejamento que permite mensurar a quantidade certa para o momento adequado.
Em um processo de fabricação, por exemplo, antes do início da produção, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis. Isto garante, com certo grau de certeza, a continuidade do abastecimento ao longo do período. Logo, a quantidade, qualidade e prazo de entrega dos materiais devem ser compatíveis com a necessidade da empresa.
Para manter um perfil competitivo no mercado e gerar lucro, é preciso minimizar os custos continuamente. Diversos administradores perceberam isso como a melhor forma de maximizar o lucro, já que, não resulta em aumento de produção ou incremento nas verbas de marketing.
Os objetivos básicos de um departamento de compras são:
• Obter um fluxo contínuo de suprimentos para atender as diversas necessidades da empresa.
• Coordenar esse fluxo de maneira que o mínimo investimento seja aplicado.
• Comprar materiais e insumos pelos menores preços com garantia de atender os padrões de quantidade e qualidade pré-definidos.
• Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para a empresa, principalmente, nos critérios que envolvem preço e condições de pagamento.
Cadastro de Fornecedores
Esta rotina permite registrar fornecedores tipo: Pessoa física, Pessoa jurídica, ou Outros (Exterior – uso para importação). O pagamento dos fornecedores é feito por meio de títulos a pagar gerados pelos registros dos documentos de entrada, ou por registros manuais utilizando os recursos disponíveis no módulo Financeiro.
Os dados gerados e movimentados para o fornecedor, no módulo Financeiro, atualizam a Consulta Posição Financeira do Fornecedor, em que estão destacados: Saldo em duplicatas a pagar, Maior compra, Primeira compra, Última compra, Maior saldo, Média de atraso, Quantidade de compras, Títulos em aberto, Títulos pagos, entre outros.
O devido preenchimento deste cadastro é importante para definir o perfil completo do fornecedor. Dados que podem ser utilizados em outras rotinas do Sistema.
Cadastro de Produtos
O cadastro de Produtos contém as principais informações sobre produtos e serviços adquiridos, fabricados ou fornecidos pela empresa, realizando o controle desses produtos em todos os módulos do Sistema.
As empresas exclusivamente comerciais tem, possivelmente, apenas produtos para revenda e materiais de consumo.
As empresas industriais tem, possivelmente, todos os tipos de produtos ou materiais utilizados para produção: Produtos Acabados, Produtos Intermediários, Matérias-primas, Materiais de Consumo e Outros inclusive Mão de Obra ou Serviços Agregados a fabricação que devem compor o custo do produto final.
A definição de produto é genérica e abrange muitos conceitos que podem variar de acordo com o ramo de atuação da organização, bem como o módulo utilizado.
Cadastro de Solicitantes
Define regras de acessos ou restrições, bem como, o tipo de domínio que o solicitante tem na inclusão de uma Solicitação de Compras ou Solicitação ao Armazém.
As funcionalidades desta rotina contemplam as seguintes condições:
• Estabelece restrições para um único produto ou para um grupo de materiais.
• Determina o grupo de compras que analisa a solicitação para dar continuidade no processo de compras.
• Permite informar as entidades contábeis que, por padrão, são formadas por Centro de Custo, Conta Contábil, Item da Conta e Classe de Valor.
Cadastro de Compradores
Nesse cadastro são definidos os usuários que poderão cadastrar os Pedidos de Compras/Contrato de Parceria utilizando o controle de alçadas. Até que não se defina regras para o controle de alçadas, todos os usuários poderão cadastrar Pedidos de Compras no sistema.
É possível restringir se um comprador pode incluir Pedidos de Compra/Contrato de Parceria, sem que haja uma Solicitação de Compra cadastrada para o produto. Para tanto, é necessário que o parâmetro “MV_RESTINC” esteja preenchido com “S”. O comprador pode ser também um solicitante, desde que esteja devidamente cadastrado.
Para dar continuidade aos dados relacionados ao controle de alçadas, o comprador pode estar vinculado a um grupo de compras. Porém, é necessário cadastrar os compradores previamente, para depois criar os grupos de compras.
O campo “Grupo de Aprovação dos Contratos de Parceria” indica o grupo vinculado ao comprador, para o qual os Contratos de Parceria serão submetidos para liberação.
O campo “Grupo de Aprovação” indica o grupo de aprovadores, para o qual serão submetidos os Pedidos de Compras incluídos por este comprador.
Cadastro de Grupo de Aprovação
Permite o relacionamento do grupo de aprovadores com as entidades contábeis disponíveis no sistema. Os aprovadores são associados em grupos conforme a hierarquia de aprovação definida pela empresa. Os documentos envolvidos são:
• Autorização de Entrega.
• Solicitação ao Armazém.
• Cotações.
• Contrato de Parceria.
• Medições.
• Nota Fiscal.
• Pedido de Compra.
• Solicitações de Compra.
• Solicitação de Transferência de Produto Entre Filiais/Armazém.
Cadastro de Grupo de Compras
Esta rotina tem o objetivo de criar grupos de compras para definir os direitos dos compradores, visando facilitar o controle de alçadas.
Um comprador pode pertencer a um ou mais grupo de compradores. E cada grupo de compradores pode possuir direitos de compras diferentes.
Cadastro de Solicitação de Compras
A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o documento que informa o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.
A princípio, qualquer usuário da empresa pode gerar Solicitações de Compras, desde que não haja restrições.
A Solicitação de Compras é o processo inicial da compra, podendo ser gerada:
• Manualmente;
• Por controle de lote econômico e ponto de pedido;
• Por necessidade da ordem de produção;
• Pela requisição de produtos ao armazém.
Ao lado de cada solicitação de compras existe uma indicação informando sua classificação, conforme a opção Legenda, disponível no menu.
Geração de Cotações
A cotação é um método do processo de compra que tem como objetivo encontrar fornecedores para produtos e serviços identificados e formalizados através de solicitações de compra.
Os fornecedores enviam propostas de fornecimento para os produtos e serviços solicitados informando preços, prazos, eventuais reajustes, condições de pagamentos, taxas de financiamento, entre outros. A empresa, por intermédio do comprador, negocia com estes fornecedores para obter a melhor condição de compra, ou seja, aquela que é capaz de atender as expectativas do solicitante e da empresa.
O processo de compra é concluído através da análise da cotação, assim, o comprador confere todas as propostas recebidas e opta por uma que apresenta as melhores condições para atendimento das solicitações transformando-a em um contrato formal de compra por meio de um pedido ou contrato.
Principais vantagens que contemplam a utilização da rotina Gera Cotações:
• Mais agilidade na execução das etapas de cotação.
• Melhor controle das informações para a tomada de decisão no encerramento do processo.
• Otimização de tempo e custos.
Pedido de Compras
O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, deve representar fielmente as condições e características da compra efetuada. É o acordo que representa as condições em que foi feita a negociação, tais como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros.
Esta rotina permite que o Pedido de Compra seja gerado manualmente, relacionado a uma Solicitação de Compras previamente cadastrada, ou automaticamente por meio da análise da melhor cotação. Porém, não é obrigatória a existência de uma solicitação para a inclusão do pedido de compra. Depende da parametrização inicial.
O parâmetro MV_RESTINC restringe a inclusão de um Pedido de Compra sem uma Solicitação de Compras para os usuários não cadastrados como compradores.
Quando o Departamento de Compras utiliza o conceito de Controle de Alçadasmaster_pequeno do Microsiga Protheus®, é possível definir se os compradores/grupo de compras podem dar manutenção aos pedidos, efetuados por outros compradores/grupo de compras. Para isto deve-se configurar o parâmetro MV_RESTPED.
Nota Fiscal de Entrada
Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias na empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualização online de dados financeiros, de estoques e custos. Além disso, essa rotina também permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais sejam classificados e os devidos lançamentos efetuados.
Este processo consiste na confirmação dos valores do recebimento, na informação das tributações aplicadas e dos dados contábeis financeiros.
Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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