Uma empresa precisa comprar vários bens e serviços de diferentes fornecedores; e para que uma organização seja mais lucrativa, é imperativo que ela mantenha os custos baixos – isso inclui o custo de aquisição.
Os objetivos táticos e estratégicos de uma organização são alcançados com a ajuda de um processo de aquisição adequado. E para que o processo seja adequado, é essencial que sejam feitas melhorias de tempos em tempos, após avaliar a eficácia dos processos atuais.
O processo de aquisição perfeito é um mito; melhorar a eficiência e a eficácia das aquisições é um processo contínuo.
Ao otimizar sua cadeia de suprimentos e gerenciar relacionamentos com fornecedores, você continuará encontrando áreas que podem ser melhoradas.
Definindo um processo de aquisição
O processo de aquisição é simplesmente a sequência de medidas identificadas e tomadas por uma empresa para obter bens e serviços necessários para atingir seus objetivos.
Por que um processo é necessário?
Boa parte da receita de uma empresa é gasta na aquisição de bens e serviços, e isso impacta diretamente no objetivo de economia de gastos da organização. Portanto, sistemas de aquisição eficazes são essenciais para melhorar os resultados. Se você pode identificar as áreas que podem ser melhoradas.
Conversamos com alguns especialistas em compras do setor e reunimos a partir deles essas importantes maneiras de melhorar o processo de compras .
Claro, não é necessariamente uma lista abrangente, e certamente você pode adicioná-la.
Ideias para melhorar o processo de aquisição
1. Centralize suas informações
Ter suas informações espalhadas por todo o lugar tornará a coleta dessas informações muito desleixada; então o que você precisa em um método de coleta de informações centralizado.
Independentemente de se tratar de informações de fornecedores, contas a pagar ou detalhes de estoque, a centralização das informações é absolutamente essencial.
Ele torna a coleta, o armazenamento, a atualização e a recuperação de dados suaves e rápidas e ajuda na tomada de decisões cruciais e oportunas.
2. Crie uma Política de Aquisição Padrão
O próximo passo é padronizar a política de compras.
A compra de materiais para o seu negócio torna-se simples quando existe um processo de compras estabelecido – ao invés de customizar cada processo com base em suas características únicas, é melhor seguir um conjunto de regras que são criadas para conduzir a compra.
A padronização traz consistência, pois todos os membros de sua equipe seguirão as mesmas regras e procedimentos.
3. Identificar Processos Ineficientes
Talvez a medida mais importante necessária para a melhoria do processo de compras seja a identificação de processos ineficientes, e isso pode ser feito revisando seus processos atuais.
4. Estabeleça um sistema de feedback
Para atingir a etapa mencionada anteriormente, é uma boa ideia obter feedback de sua equipe e de outras partes interessadas, pois são eles que realmente realizam o processo.
Na verdade, você pode aprender com seus erros, otimizar o processo e trabalhar para aproveitar as conquistas após cada compra.
Ter um sistema de maquinário de feedback é fundamental para atingir esse objetivo específico; pode incluir pesquisas informais, medição de KPIs e assim por diante.
Isso pode ajudá-lo a melhorar continuamente suas políticas e processos.
5. Fornecimento Estratégico
O sourcing estratégico pode desempenhar um papel importante no seu processo de aquisição.
Olhando para métodos novos e mais abrangentes de fornecer informações aos seus fornecedores potenciais para que eles possam apresentar ofertas de forma eficaz.
Para avaliar com facilidade, você pode padronizar os lances e ser mais transparente sobre todo o processo.
O BI pode ajudá-lo a tomar decisões de aquisição mais informadas.
Verifique o que está causando atrasos ou gargalos e quanto isso custa financeiramente para sua organização; examine se áreas específicas podem ser melhoradas de forma que você possa medir seus impactos, e assim por diante.
Um processo de compras padrão para você implantar em seu ERP:
Aqui um Mapa Mental em PDF para você checar se os elementos principais estão inseridos em seu ERP
Espero que este conteúdo tenha sido útil.
Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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